О курсе

Помощник руководителя, персональный помощник (англ. personal assistant) – это необходимый сотрудник, как для самого руководителя, так и для организации в целом. Все дальше уходят в прошлое комедийные представления о секретарше-блондинке. Сегодня личный помощник руководителя выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно, они сильно отличаются в разных компаниях. Но, как правило, включают в себя документооборот руководителя, его переписку, организационную работу по офису, ведение календаря руководителя, организацию его встреч и поездок и т.д.

Если вы хотите стать таким незаменимым профессионалом, то наш новый курс «Помощник руководителя»- то, что вам нужно.

Курс ориентирован на секретарей, помощников руководителей, секретарей-референтов, администраторов, офис-менеджеров, а также всех, кто уже работает или планирует развивать карьеру в качестве помощника руководителя.

На курсе «Помощник руководителя» вы познакомитесь с особенностями работы на должности личного помощника, узнаете, как грамотно выстроить коммуникации с руководителем и коллективом. Вы научитесь организовывать работу офиса и документооборот руководителя, вести его переписку. Большое внимание в программе курса уделено нормам делового общения и этикету, в том числе, особенностям делового общения с зарубежными партнерами. На курсе вы узнаете, как организовывать различные мероприятия для руководителя: переговоры, личные встречи, бизнес-ланчи, совещания, приемы и пр. Вы научитесь организации деловых поездок.

Для кого

Помощников первых лиц компании

Секретарей

Всех желающий получить новую интересную профессию

Длительность обучения
Продолжительность: 3 дня
Количество часов: 24 академических часа
Вебинар
Очно
Формат обучения
3
Количество дней
24
ак. часа
Продолжительность

Программа курса

  • Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе
  • Необходимые в работе деловые и личные качества
  • Квалификационная характеристика помощника руководителя и его должностные обязанности
  • Особенности должностной позиции помощника
  • Деловое взаимодействие с руководителем
  • Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя
  • Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения
  • Специфика донесения негативной информации
  • Защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков
  • Приоритетность выполнения поручений
  • Выполнение деликатных поручений. Общение с родственниками руководителя
  • Формы вежливого отказа
  • Особенности работы с руководителем-экспатом
  • Планирование рабочего дня руководителя: расстановка приоритетов, расчет времени, ведение планировщика
  • Организация сервисного обслуживания руководителя
  • Личное планирование помощника.
  • Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы
  • Планирование и контроль работы с документами
  • Организация работы офиса: офисное оборудование и расходные материалы. Курьерская служба, секретариат, офис-менеджер и т.д. Использование транспорта
  • Организация работы с посетителями и обращениями. Обеспечение конфиденциальности при работе с посетителями
  • Алгоритм документирования управленческих решений
  • Оформление проектов документов
  • Процедура согласования (визирования) документа
  • Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
  • Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
  • Сроки прохождения документов
  • Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
  • Организация работы с исполненными документами
  • Систематизация документов и организация их хранения. Номенклатура дел организации
  • Определение сроков хранения документов. Порядок передачи документов на архивное хранение. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
  • Обеспечение конфиденциальности в работе с документами
  • Стиль и структура делового письма. Ключевые принципы составления деловых писем
  • Виды деловых писем
  • Шаблоны и стандарты оформления
  • Особенности языка деловой корпоративной переписки
  • Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции
  • Внутрикорпоративная переписка
  • Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами
  • Стандарты и клише международной корреспонденции
  • Деловой этикет и имидж компании: значение  для профессиональной деятельности.
  • Приветствие, представление, прощание
  • Этикет руководителя и подчиненного 
  • Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере
  • Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения
  • Электронные средства связи в деловой среде
  • Требования к внешнему виду в деловой сфере 
  • Виды дресс-кода
  • Роль подарка в деловом общении 
  • Поздравление деловых партнеров 
  • Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию
  • Подготовка публичных выступлений руководителя
  • Совещания
  • Переговоры
  • Торжественные церемонии
  • Круглый стол
  • Приемы с рассадкой за столом
  • Приемы стоя
  • Бизнес-ланч
  • Пресс-ланч
  • Презентация
  • Конференция
  • Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров, других мероприятий
Преподаватели курса
Лабенская Юлия Вячеславовна
Руководитель секретариата в крупных компаниях уже более 15 лет

По окончании вы будете уметь

  • выстраивать свои отношения как с руководителем, так и с коллективом
  • расставлять приоритеты в своей работе, планировать свой день, рабочий день руководителя, работу офиса
  • знать основы делопроизводства в рамках обеспечения деятельности руководителя, в том числе основы деловой переписки
  • организовывать бизнес-мероприятия, деловые поездки